7 claves para mejorar nuestros reportes, según las leyes de la simplicidad

Informes que no aburren, sino que conectan, enseñan y transforman: aplica las leyes de la simplicidad para reportar con sentido.

Hay muchas razones para pensar que hacer un informe es aburrido. Pero hay muchas más para pensar que leerlo es más aburrido aún. Quizá por la predisposición que tenemos al escribir y la necesidad de explicar en detalle, para justificar las acciones o registrar todo lo sucedido en los proyectos. Una de las preguntas más recurrentes en nuestras consultorías es cómo simplificar la cantidad de información que manejan las organizaciones y los programas sociales y cómo traducir esa saturación de datos en aprendizajes comunicables. ¿Cómo hacer mejores informes? Diría que la alternativa entre más simple, más efectiva. Volver a los fundamentos muchas veces refresca los puntos de vista, así que volví a repasar las leyes de la simplicidad de John Maeda.

1. REDUCIR: La manera más sencilla de alcanzar la simplicidad es mediante la reducción razonada.

En las organizaciones nos llenamos de información que luego del reporte nadie usa, y además, nadie descarta. Una maraña de bases de datos, formatos, informes, muchos de ellos con aprendizajes, que terminan convertidos en basura digital, creando la base de ruido blanco de nuestras carpetas digitales: lo que sabemos que está allí, que hay que organizar algún día.

El consejo aquí sería: miremos cómo está el flujo de información y cómo podemos optimizar la entrada de datos a lo que realmente usas, a lo que genera valor para tu propósito como organización y reduzcamos el resto. ¿Hasta qué punto se puede simplificar lo que tenemos?

2. ORGANIZAR: La organización permite que un sistema complejo parezca más sencillo.

En la organización de datos debemos encontrar pautas y patrones que nos permitan hacer una clasificación de la información y agrupar de acuerdo a categorías efectivas. Sin embargo, esas categorías deben estar alineadas con el uso y funcionalidad de la información. Aquí Maeda pone un gran ejemplo a nivel estético: la diferencia entre un control remoto tradicional, que está lleno de botones de los cuales se usa una mínima parte, y el control del Apple TV o los TV Smart actuales, que tienen las funciones básicas y más necesarias. Eso tiene que ver con la gestalt en psicología, la forma que tenemos como seres humanos de complementar, rellenar y hacer conexiones con la información simple que nos presentan.

El consejo aquí es que debemos encontrar las mejores categorías para agrupar la información y ser capaces de simplificar aquella que no tiene mayor funcionalidad para los propósitos de la organización, es decir, sacrificar (editar) y priorizar (resaltar el mensaje).

3. TIEMPO: el ahorro de tiempo simplifica las cosas

En la productividad del trabajo actual, este es quizás el mayor de los problemas: no tenemos tiempo que perder. Eso es claro, por lo tanto, es preciso que el tiempo que empleamos en nuestros procesos organizacionales sea un criterio prioritario de planeación y costo eficiencia. Maeda nos dice que al reducir y al integrar información, empezamos a reducir también el tiempo, pero sin duda hay que parar y reflexionar sobre lo que hacemos, “perder un poco el tiempo” para poder ahorrarlo en el futuro.

Aquí la respuesta sería, identifiquemos qué cosas son las que están consumiendo más tiempo del equipo en la producción de información, el procesamiento o la comunicación y optimicemos; las herramientas de productividad digital y las IA pueden ayudar en ese proceso. Luego, es necesario también pensar qué hacemos con el tiempo ahorrado, porque puede convertirse en bienestar para el equipo, y así motivar más fácilmente al cambio.

4. APRENDIZAJE: el conocimiento lo simplifica todo

Debemos confiar en que la organización sabe hacer lo que hace, que tiene una metodología y unas estrategias, que ha generado a base de experiencia y que ese es el valor que le ofrece a la sociedad. El saber hacer es necesario para organizar la información que entregamos y no improvisar. Aquí el consejo es más claro, en los informes llegamos a estas conclusiones o recomendaciones, porque tenemos una estrategia y una metodología, y confiamos en ella. No es necesario explicar todo en máximo detalle para justificar las actividades de un proyecto. Hoy en día, las herramientas de IA permiten optimizar la información que ya tienen las organizaciones para generar nuevos y diversos usos: para formular propuestas, para realizar informes, para analizar datos, para hacer estrategias de comunicación, etc.

5. DIFERENCIAS: la simplicidad y la complejidad se necesitan entre sí

Esta ley es un criterio fundamental que viene del área del diseño, para reportes efectivos: requerimos contraste en la información que comunicamos. Podemos poner un ritmo que reconozca el valor de la experiencia de los proyectos sociales en su complejidad. Aquí el consejo es que debemos estar atentos a compartir los retos, dificultades y complejidades en nuestro trabajo, así como proveer de lecciones aprendidas que nos permitan seguir trabajando en el problema. Los tipos de datos también son clave: qué comparaciones podemos hacer entre nuestros tipos de participantes, sus edades, su género, sus condiciones de salud, educación, cultura. ¿Qué hemos aprendido de esas diferencias para mejorar el diseño de nuestros programas? Eso es muy diferente a reportar que se logró todo lo previsto o que se cumplieron los objetivos porque superamos el 80% en nuestros indicadores.

6. CONTEXTO: lo que se encuentra en el límite también es relevante

En esta ley, Maeda vuelve a llamar la atención a no perder de vista lo que puede ser relevante para que la información se entienda efectivamente, el contexto, aquello que consideramos obvio porque en el sector social sabemos lo que hacemos y cuáles son los propósitos de la organización, pero puede no ser obvio para otros perfiles y personas. Aquí el consejo sería, es necesario pensar en tu audiencia, en los lectores y visualizadores de la información para que conecte, para que tengan suficiente información que los lleve a conectar con el mensaje. Y eso nos lleva a la última ley.

7. EMOCIÓN: es preferible que haya más emociones a que haya menos

Aquí es importante volver al propósito, ¿cuál es el valor que aporta nuestra organización al mundo? Eso debe estar en toda nuestra información y comunicación, porque es el motor de la acción. Debemos antojar y hacer partícipe a la audiencia de nuestros reportes de ese propósito y empatizar desde la humanidad de los datos. Generar un diálogo entre los números, las cifras y las experiencias de las personas. Sabemos que los testimonios son muy importantes en esa función de empatizar, pero si no dialogan con el mensaje del reporte, se convierten en información accesoria que desvirtúa nuestras acciones.

Hay más reglas y más reflexiones en este pequeño libro de John Maeda “Las leyes de la simplicidad” (Gedisa, 2010), que no habla propiamente de informes, sino de buscar la simplicidad en lo que hacemos, y ese puede ser el mejor consejo en estos tiempos de saturación de información, donde debemos elegir muy bien lo que leemos y el impacto que comunicamos.

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